«DOKA УКРАЇНА Т.О.В.» спеціалізується на постачанні опалубних рішень та супровідних будівельних сервісів. У 2023 році компанія відмовилась від 1С і впровадила систему MASTER для автоматизації бухгалтерії, кадрового обліку та оренди будівельного обладнання з інтеграцією в міжнародну систему Discos. Нижче розбираємося, як саме відбувався перехід і які результати це принесло.
Про компанію-замовника
«DOKA УКРАЇНА Т.О.В.» — частина австрійської групи Doka GmbH, світового лідера у сфері опалубних рішень. З більш ніж 160 філіями у 54 країнах компанія забезпечує постачання матеріалів, технічну підтримку та високоякісне обслуговування безпосередньо на будівельному майданчику, незалежно від масштабу чи складності проєкту.
З 1999 року Doka GmbH працює в Україні, постачаючи інноваційні рішення для будівництва та інфраструктури. За понад 25 років команда реалізувала понад 6 000 проєктів, забезпечуючи опалубним обладнанням та технічною підтримкою найбільші будівельні майданчики по всій країні.
Про компанію-імплементатора
Платформа MASTER та її програмні продукти розроблені українською компанією IT-Enterprise, яка понад 35 років спеціалізується на впровадженні ІТ-рішень для автоматизації бізнес-процесів у різних галузях. Компанія має багатий досвід розробки та впровадження складних ERP-систем.
Продукти ERP-класу MASTER призначені для малого та середнього бізнесу, а також для бюджетних установ України, забезпечуючи ефективне управління фінансами, персоналом і операційними процесами.
Рекомендуємо до прочитання Кейс впровадження A5.ERP для МТСБУ: нова архітектура управління страховими фондами
Мета, завдання та контекст ERP-проєкту
У 2023 році «DOKA УКРАЇНА Т.О.В.» прийняла стратегічне рішення — повністю відмовитися від програмного забезпечення 1С і побудувати гнучку систему бухгалтерського та операційного обліку, а також автоматизувати складний облік оренди будівельного обладнання.
Основними критеріями вибору стали:
комплексний підхід до обліку
можливість інтеграції з ERP системою Discos
безпека, підтримка законодавства, ліцензійне ПЗ
можливість адаптації системи під свої потреби
Компанія здійснює діяльність у сфері будівництва та оперує значною номенклатурою товарів і послуг, що мають різну облікову специфіку, що зумовлює необхідність ведення детального та прозорого обліку за всіма напрямами діяльності компанії.
У межах проєкту, основною ціллю було налаштувати не лише базові бухгалтерські процеси, а й реалізувати облік оренди будівельного обладнання з урахуванням його особливостей. Додатковою вимогою була інтеграція облікової системи з міжнародною ERP-системою, що використовується материнською компанією, з забезпеченням обміну даними між системами.
Обране рішення та підхід до впровадження
Для реалізації поставлених завдань компанія обрала програмне забезпечення MASTER, зокрема рішення MASTER:Бухгалтерія та MASTER:Зарплата і кадри, що забезпечують ведення бухгалтерського обліку, облік кадрів та розрахунок заробітної плати.
Старт проєкту відбувся в 2023 році. Саме тоді розпочалася підготовка до переходу на нову систему обліку: аналіз потреб компанії, постановка задач і планування етапів автоматизації.
В січні 2024 року відбувся повноцінний запуск системи. Компанія почала працювати в новому середовищі з налаштованими бізнес-процесами.
Результати впровадження MASTER для «ДОКА УКРАЇНА»
Впровадження системи MASTER принесло компанії «DOKA УКРАЇНА Т.О.В.» низку конкретних переваг:
01
Прозорий облік оренди обладнання — кожна одиниця обладнання тепер має свій статус та відстежується у системі.
02
Автоматичний розрахунок зносу — система самостійно обчислює знос обладнання, заощаджуючи час та мінімізуючи ручні помилки.
03
Інтеграція з міжнародною ERP — залишки та рух обладнання автоматично синхронізуються з головною платформою Discos.
04
Груповий імпорт документів — можливість повторного імпорту великих обсягів даних за різні періоди для більшої зручності та контролю.
Автоматизація відкрила можливості для масштабування та синхронізації з міжнародними процесами компанії.
«У 2024 році компанія «ДОКА УКРАЇНА Т.О.В.» свідомо відмовилась від 1С та перейшла на програмне забезпечення MASTER. Ми автоматизували не лише стандартні процеси, а й складний облік оренди обладнання, інтегрувавши систему з нашою ERP Discos. Команда MASTER продемонструвала гнучкий підхід і глибоке розуміння потреб бізнеcу.
Своїм прикладом ми доводимо: зміни — це шлях до розвитку. Варто рухатись уперед, пробувати нове й не зупинятися. MASTER — наш надійний технологічний партнер».
Читайте також Цифрова трансформація ІТ-компанії за 90 днів: впровадження SAP Cloud ERP
Поточний стан та подальший розвиток
Тепер у системі реалізовано функціональні налаштування для обліку оренди будівельного обладнання та супровідних процесів, що охоплюють всі необхідні для компанії операції та облікові вимоги, а саме:
- Облік оренди будівельного обладнання: було налаштовано ведення обліку обладнання, що надається Замовником в оренду іншим підприємствам.
- Облік ТМЦ: тепер облік такого обладнання ведеться як облік ТМЦ, з можливістю розрахунку щомісячного зносу цього обладнання. Усі дані зносу також фіксуються на рахунку обліку ТМЦ.
- Розробка нових типів документів: було створено додаткові типи документів для обліку обладнання, схожі на документи обліку основних засобів. Сюди входить:
- «Передача в оренду» — аналог документа «Введення ОЗ та НМА в експлуатацію», який фіксує процес передачі обладнання в оренду.
- «Повернення з оренди» — схоже на документ «Внутрішнє переміщення ОЗ», що відображає повернення обладнання після оренди.
- «Списання опалубки» — аналог документа «Списання ОЗ та НМА», що використовуються для списання обладнання, зокрема опалубки.
- «Відвантаження опалубки» — подібний до документа «Переведення об'єктів ОЗ для продажу», цей документ фіксує процес відвантаження обладнання після використання.
- Імпорт документів: налаштовано імпорт файлів з Discos, що дозволяє зручно та швидко оновлювати документи за певні дати.
- Механізм групового імпорту: розроблено механізм групового імпорту для документів обліку обладнання за певний період. Це дає змогу повторно завантажувати файли кілька разів за потребою.
- Ціни за системою FIFO: при імпортуванні документів ціни формуються згідно з системою FIFO.
- Друковані форми: до нових типів документів були розроблені друковані форми, які є аналогами документів для обліку основних засобів.
- Партійний облік обладнання: налаштовано партійний облік обладнання, в якому додатково зберігаються дані про термін експлуатації, ліквідаційну вартість та планову суму місячного зносу. Це дає змогу вести облік обладнання як основного засобу та коректно розраховувати місячний знос.
- Звіт для бухгалтерії: для працівників бухгалтерії було створено спеціальну звітну форму, аналог звіту «Стан ОЗ на дату», яка дозволяє оцінювати залишки обладнання, його накопичений знос, залишкову вартість та ліквідаційну вартість.
- Звіт для економічних служб: було розроблено відображення рядків документів відвантаження, що дозволяє оцінювати дохідність і збитковість від продажу обладнання, визначаючи різницю між залишковою вартістю обладнання та його продажною ціною.
Впровадження системи стало не лише інструментом автоматизації поточних процесів, а й фундаментом для подальшого розвитку компанії. Система охопила ключові напрямки обліку та інтеграційні процеси, що дозволило сформувати цілісну цифрову інфраструктуру. Завдяки цьому компанія отримала можливість масштабувати діяльність, розширювати функціональність та впроваджувати нові рішення без необхідності зміни облікової платформи.
Наступні етапи розвитку передбачають активне використання аналітичних інструментів, оптимізацію внутрішніх процесів і поглиблення інтеграцій.