Прев’ю кейсу
Клієнт: Business Evolution LLC
Рішення: SAP S/4HANA Cloud, public edition
Галузь: IT / консалтинг
Масштаб бізнесу: середній
Географія діяльності: Україна
Тип структури: single company
Кількість юридичних осіб: 1
Кількість користувачів системи: ~40–45
Про компанію та бізнес-контекст
Business Evolution LLC – консалтингова та ІТ-компанія, яка понад 20 років допомагає українським підприємствам середнього та великого бізнесу впроваджувати комплексні інструменти автоматизації бізнес-процесів та управління ресурсами, створюючи міцний фундамент для сталого розвитку.
Початковий стан системи та процесів
До старту проєкту Business Evolution LLC використовувала систему 1С:Управління торговим підприємством.
Основні проблеми, що зумовили рішення про міграцію:
- Компанії, які тривалий час будували облік на базі 1С, стикаються з інфраструктурними та методологічними обмеженнями при переході на ERP-рішення корпоративного класу, оскільки такий перехід вимагає суттєвої перебудови бізнес-процесів та підходів до управління.
- У поточному ринковому та регуляторному контексті корпоративний сегмент активно відмовляється від програмного забезпечення російського походження, що створює додатковий тиск на бізнес щодо переходу на альтернативні платформи світового рівня.
У сукупності ці фактори сформували потребу у сучасній інтегрованій ERP-платформі, здатній забезпечити єдине достовірне джерело даних, автоматизацію ключових процесів, а також відповідність управлінським і фінансовим вимогам компанії з урахуванням планів подальшого розвитку.
Що стало каталізатором змін?
Щоб підтримати зростання та адаптуватися до сучасних вимог ринку, компанія визначила низку критичних факторів, які спонукали до змін:
- необхідність заміни 1С та переходу на сучасну ERP;
- потреба у прозорій фінансовій моделі та реальному план-факт аналізі;
- стратегічна готовність до масштабування та міжнародних стандартів.
Ці фактори чітко вказували на необхідність переходу на комплексну ERP-платформу, здатну забезпечити прозорість, контроль, готовність компанії до масштабування та міжнародних стандартів.
Цілі та завдання впровадження
Чітке формулювання бізнесових, функціональних та технічних вимог, що дозволило сформувати основу для системного та масштабованого впровадження ERP.
Для підвищення ефективності компанія визначила такі бізнес-цілі:
- створити єдину інтегровану систему для управління проєктами, фінансами та ресурсами;
- скоротити час операцій (інвойсинг, закриття місяця, погодження витрат);
- підвищити прозорість та контроль прибутковості.
Щоб автоматизувати ключові процеси, компанія ставила перед собою такі завдання:
- автоматизувати Time & Expense Management;
- впровадити наскрізний цикл «проєкт → витрати → інвойс → дохід»;
- забезпечити реальний план-факт аналіз.
Система мала відповідати наступним нефункціональним вимогам:
- хмарна модель розгортання;
- відповідність вимогам безпеки SAP;
- підтримка локалізації (податковий і бухгалтерський облік України);
- мінімум кастомізацій, орієнтація на стандарт.
Чіткі пріоритети стали точкою опори для змін, що дозволили компанії ефективніше керувати ресурсами, фінансами та процесами.
Як «Стар-Буд» перейшла з 1С на Microsoft Dynamics 365 Business Central? - читайте в іншому кейсі на блозі
Вибір платформи та архітектури
Для реалізації проєкту компанія обрала SAP S/4HANA Cloud, public edition – сучасну хмарну ERP-платформу корпоративного рівня, що забезпечує інтеграцію фінансів, проєктного управління, продажів, закупівель та аналітики в єдиному середовищі.
Ключові модулі та функціонал:
- Finance (GL, AP, AR, Asset Accounting) забезпечує прозоре управління фінансами, контроль над витратами, управління активами та точний план-факт аналіз.
- Customer Projects / Professional Services автоматизує управління проєктами, включаючи розрахунок витрат, інвойсинг та моніторинг прибутковості проєктів.
- Sales (Order-to-Cash) оптимізує процеси від прийому замовлення до отримання оплати, підвищуючи ефективність продажів та задоволеність клієнтів.
- Procurement (Procure-to-Pay) автоматизує закупівлі, контроль витрат і процеси оплати постачальникам.
- Analytics & Embedded Reporting забезпечує глибоку аналітику, інтегровані дашборди та звіти для прийняття обґрунтованих рішень.
Система була розгорнута з локалізацією під Україну, з урахуванням всіх вимог податкового та бухгалтерського обліку. Архітектура рішення передбачає єдиний хмарний інстанс, що спрощує адміністрування та забезпечує гнучке масштабування під потреби компанії.
Причини вибору
Вибір SAP S/4HANA Cloud був обумовлений кількома факторами:
Швидкий старт завдяки використанню SAP Best Practices
Регулярні квартальні оновлення без необхідності складних апгрейдів
Зниження TCO (Total Cost of Ownership) за рахунок хмарної моделі та мінімуму кастомізацій
Готовність до масштабування та інновацій, включаючи інтеграцію з SAP BTP, аналітику та AI‑функції
Платформа об’єднала всі ключові бізнес-процеси, прискорила запуск операцій та відкрила шлях до цифрових інновацій і масштабування компанії.
Рекомендуємо до прочитання Як логістичні компанії перетворюють екологічну відповідальність на бізнес-стратегію?
Стратегія реалізації проєкту
Проєкт реалізовувався за методологією SAP Activate з принципом Fit-to-Standard, що дозволило поєднати швидкий старт із дотриманням стандартів платформи.
Формат реалізації:
- Проєкт впроваджувався поетапно з мінімально життєздатним продуктом (MVP).
- Основний фокус був на використанні стандартних сценаріїв SAP без додаткових кастомізацій.
- Розширення можливостей системи здійснювалося через key-user та developer extensibility, включаючи використання SAP BTP для кастомізації та інтеграцій.
- Тривалість проєкту до go-live становила 90 днів, що забезпечило швидкий запуск критично важливих процесів.
Команда проєкту включала представників з боку клієнта – CEO, CFO, керівників напрямів та key users. З боку партнера реалізацією займалася внутрішня команда Business Evolution, проєкт виконано власними ресурсами без залучення зовнішніх підрядників.
Під час впровадження проєкту компанія стикалася з низкою ключових викликів:
- зміна підходів користувачів після legacy-систем;
- обмежена доступність key users;
- узгодження бізнес-процесів зі стандартами SAP.
Поетапний та стандартизований підхід дозволив швидко запустити проєкт, мінімізувати ризики при переході від legacy-системи та забезпечити основу для масштабування та подальших покращень.
Результати та вплив на бізнес
Запуск нової ERP-платформи став каталізатором системних змін, що охопили операційні процеси, фінансове управління та стратегічне планування.
У результаті реалізації проєкту компанія досягла таких бізнес-результатів:
- До 30% скорочено обсяг ручної роботи завдяки автоматизації обробки фінансових документів, централізації даних та консолідації систем.
- Компанія забезпечила зростання без розширення ІТ-інфраструктури, запустивши нові ролі та напрями (зокрема AMS) без залучення додаткових ІТ-ресурсів.
- Адаптація до змін стала швидшою завдяки квартальним оновленням SAP, які дозволяють впроваджувати нові функції протягом кількох днів.
- Інтеграції на базі API скоротили час передачі даних до ERP з годин до секунд.
- Для підтримки інновацій бізнес-користувачі використовують SAP Build, створюючи власні no-code застосунки без залучення розробників.
- Взаємодія між підрозділами покращилася завдяки єдиній інтегрованій системі, що забезпечує роботу з актуальними даними в режимі реального часу.
На рівні фінансів проєкт забезпечив такі вимірювані покращення:
- З 10 до 4 робочих днів скорочено час закриття місяця, що значно прискорило фінансові цикли.
- Щомісячне визнання доходів і витрат забезпечує точний облік прибутковості компанії.
- На 20–30% зменшено навантаження на фінансову команду у періоди закриття.
- В 80% випадків автоматизовано обробку рахунків, підвищивши ефективність та швидкість роботи.
- З 5% до менше ніж 2% знижено рівень помилок у рахунках, підвищивши точність фінансового обліку.
Впровадження ERP дозволило оптимізувати управління проєктами та аналітичні процеси:
- 122 проєкти інтегровано у фінансову модель з аналізом план/факт у реальному часі.
- Продуктивність співробітників вимірюється безпосередньо в ERP на основі даних про час, завдання та білінг.
- З 3 днів до менше ніж 1 дня скорочено цикл погодження витрат, що прискорило фінансові процеси проєктів.
Система покращила ключові бізнес-процеси в продажах та закупівлях, зокрема:
- До 1 дня скорочено час від підписання контракту до виставлення рахунку, що прискорило монетизацію продажів.
- Покращено контроль прибутковості проєктів і послуг, що забезпечило точніше планування доходів і ефективне управління витратами.
Досягнута економія TCO (Total Cost of Ownership):
- Досягнута економія TCO (Total Cost of Ownership) відображає зниження витрат на ІТ та підвищення ефективності використання ресурсів.
- 20% економії на програмному забезпеченні завдяки мінімуму складних кастомізацій та відсутності апгрейдів.
- 70% економії на інфраструктурі завдяки відсутності локальних серверів та повністю хмарній моделі.
- 40% економії на підтримці завдяки стандартизованим процесам та зменшеній кількості звернень до support.
- ~0% downtime завдяки відсутності локальної ІТ-інфраструктури.
- Зниження витрат на навчання завдяки використанню вбудованих Best Practices SAP.
Результати показують, що впровадження хмарної ERP значно оптимізувало поточні операції, а також створило платформу для інновацій, підвищило гнучкість бізнесу та підтримує стратегічне зростання.
Як працює система сьогодні та перспективи розвитку?
Після впровадження система стала центральною платформою для щоденної операційної та фінансової роботи компанії і сьогодні є основою для управління ключовими процесами:
- Система використовується щоденно всіма ключовими бізнес-ролями.
- Усі проєкти інтегровані у фінансову модель компанії.
- Бізнес активно використовує аналітичні інструменти SAP, зокрема CDS-звіти.
Надалі компанія розглядає SAP S/4HANA Cloud як стратегічну платформу та планує поступово збільшувати її можливості, а саме:
- Розширення використання платформи SAP BTP, зокрема інструментів SAP Build для створення бізнес-застосунків nf автоматизації процесів.
- Подальше поглиблення аналітики та автоматизації операційних і фінансових процесів.
- Підготовка до впровадження додаткових хмарних рішень SAP для розширення функціональності платформи.
Поточний стан та перспективи розвитку демонструють, що ERP-платформа забезпечує стабільну операційну основу та відкриває можливості для інновацій і розширення бізнес-функцій.
Роль та експертиза партнера
Business Evolution виступила як ініціатор, інтегратор та безпосередній виконавець проєкту, забезпечуючи комплексну підтримку на всіх етапах впровадження.
Ключова експертиза партнера включала:
- SAP S/4HANA Cloud;
- Professional Services;
- Підхід Fit-to-Standard та cloud-first.
Висновок
Для україснького бізнесу така міграція є стратегічною інвестицією, що підвищує капіталізацію, забезпечує прозорість операцій та фінансів, готує до виходу на міжнародні ринки. Протягом 90 днів компанія успішно перевела операційні та фінансові процеси з 1С на хмарну платформу SAP Cloud ERP. Проєкт став прикладом того, як середній бізнес здійснює цифрову трансформацію у стислі терміни, використовуючи стандартизовані підходи.
Кейс Business Evolution підтверджує, що цей шлях можна пройти швидко, якщо правильно обрати партнера та стратегію впровадження.