Автоматизація HR-процесів стає одним із ключових драйверів ефективності українського бізнесу. Сьогодні компанії прагнуть підвищити швидкість та точність кадрових процесів, забезпечити комфорт співробітників та зменшити залежність від ручної праці. Саме ці завдання вирішує WhiteDoc, створюючи інструменти для цифровізації HR-документообігу та управління персоналом.
Як змінився ринок HR-автоматизації в Україні, як ці зміни вплинули на команди, з чого починати трансформацію та які рішення визначатимуть майбутнє роботи з людьми — про все це у розмові з Дмитром Швирковим, CEO WhiteDoc, спеціально для Ukrainian ERP Forum.
Дмитро Швирков, CEO WhiteDoc
Ринок HR-автоматизації сьогодні: виклики та перспективи
Як ви оцінюєте стан ринку HR-автоматизації в Україні та що стало поштовхом до його розвитку?
Ринок HR-автоматизації стрімко розвивається протягом останнього десятиліття. Якщо раніше фокус був переважно на рекрутингу, то сьогодні спостерігається різке зростання попиту на автоматизацію кадрових процесів та payroll (прим.ред — система управління заробітною платою, яка охоплює облік відпрацьованого часу, нарахування зарплат, бонусів, відрахувань і податків).
Розвиток зумовлений трьома ключовими чинниками: війною, посиленою конкуренцією за фахівців та загальною диджиталізацією бізнес-процесів. Як результат, HR-системи виходять на новий етап зрілості, де автоматизація стає не просто інструментом оптимізації роботи рекрутера, а стратегічною складовою ефективності бізнесу.
Як повномасштабне вторгнення вплинуло на темпи автоматизації HR-процесів? Зокрема, як автоматизація допомогла адаптуватися до нових умов?
Безумовно, війна суттєво вплинула на ринок HR-технологій. Вона створила нові виклики та загострила конкуренцію за таланти, змусивши компанії перейти до повністю онлайн-моделі управління персоналом — від підписання оферу до оформлення звільнення. Бізнес повинен гарантувати безперервність кадрових процесів, правову значущість дій та надійне зберігання документів навіть у кризових умовах.
Сьогодні компанії прагнуть швидко впроваджувати рішення, які забезпечують результат «під ключ» за короткий час та в межах прогнозованих бюджетів. Це змістило фокус з кастомних налаштувань у ERP-системах та дорогих розробок, до гнучких хмарних сервісів, готових інтеграцій та low-code платформ, що дозволяють автоматизувати HR-процеси швидше й дешевше.
Чи впливає ситуація на ринку праці в Україні, наприклад кадровий голод, на попит на автоматизацію HR-процесів? Якщо так, то як саме?
Кадровий голод змушує бізнес не лише формувати привабливі пропозиції для кандидатів.
Для робітничого персоналу швидкість оформлення є критичним фактором, адже працівники часто готові розпочати роботу вже наступного дня. Тому будь-які затримки в даному випадку можуть призвести до втрати кандидата. Водночас для офісного персоналу, враховуючи зростання віддаленої роботи, важливо, щоб процес оформлення був сучасним, простим і доступним онлайн.
Автоматизація не тільки економить час HR-відділу, а й формує позитивне враження про компанію як про роботодавця, який дбає про комфорт своїх співробітників.
Які ще виклики стоять перед українськими компаніями при впровадженні автоматизації HR? Як WhiteDoc допомагає їх подолати?
Інтеграція з ERP чи HRM-системами — ключовий елемент HR-автоматизації. Часто вона стає вузьким місцем у проєкті, адже потребує додаткових ресурсів, часу та залучення технічних спеціалістів. Без цього автоматизація залишається неповною, і частина процесів продовжує виконуватися вручну.
У WhiteDoc ми знижуємо бар’єр входу для інтеграцій, зокрема підтримуємо різні сценарії, розробляємо готові конектори та боти, застосовуємо RPA/AI-технології, а також залучаємо партнерів з глибокою експертизою. Завдяки цьому запуск рішень стає швидшим та менш затратним для клієнта.
Іноді компанії вважають блокерами відсутність смартфонів або електронного підпису у певних категорій працівників. Але це не причина зупиняти трансформацію. Навпаки, варто стартувати з тих, хто готовий, охоплюючи більшість персоналу з самого початку. При цьому ми бачимо, що кількість працівників без цифрових інструментів поступово зменшується. Навіть у складних випадках є робочі рішення: службові смартфони або планшети, термінали спільного користування на локаціях, централізована видача КЕП для працівників без біометрічних документів.
Стратегія розвитку WhiteDoc спрямована на створення нових сценаріїв, які дозволять залучити до цифрових процесів максимальну кількість співробітників.
Читайте також інтервю з Маргаритою Куприцюк, СЕО ItUa Автоматизація як інструмент свободи та адаптації бізнесу в умовах невизначеності
Як автоматизація змінює щоденну роботу HR-команд?
З якими запитами щодо автоматизації HR-процесів бізнеси звертаються найчастіше?
WhiteDoc — платформа для безпечного обміну документами та даними в будь-яких бізнес-процесах. В тому числі ми спеціалізуємось на автоматизації HR-процесів, у яких важливу роль відіграють документи.
Найчастіше клієнти приходять до нас з потребою автоматизувати збір документів і анкетних даних для верифікації кандидатів, оформлення нових співробітників, підписання договорів та NDA, заяви на відпустки, службові записки, накази, документи з охорони праці та процеси звільнення.
Які очікування ці запити формують у команд? Чи завжди ці запити збігаються з реальними проблемами?
Команди часто очікують, що система «з коробки» вирішить усі проблеми миттєво (простий ROI). Але без аналізу процесів це не працює. Ми спочатку аналізуємо поточні бізнес-процеси та документи, виявляємо колізії та вузькі місця.
Практика показує, що не всі початкові запити відображають справжні проблеми бізнесу — іноді спершу потрібно впорядкувати дані або вдосконалити процедури. Досвід в Україні та світі підтверджує, що успішна автоматизація HR ґрунтується на ретельній діагностиці та пілотних проєктах, інакше очікування можуть не виправдатися.
Які найчастіші проблеми з HR-процесами ви бачите у клієнтів?
Якщо дивитися поверхнево — це сама звичка працювати з паперами, ходити по кабінетам та вручну обслуговувати процеси. Якщо ж глянути глибше — фрагментовані дані, розрізнені системи та процеси, помилки, залежність від окремих людей, низька швидкість роботи, зростаючі операційні витрати, нестандартизовані процедури та розрізнені архіви документів.
Цифрова трансформація в HR — це не просто перехід на новий інтерфейс, а переосмислення підходів, зокрема стандартизація, автоматизація й побудова цілісної, інтегрованої системи управління персоналом. І для цього потрібні не лише правильні IT-рішення, а й зміни в управлінських практиках компанії.
Чи відрізняються ці проблеми у великих компаніях порівняно з МСБ? Якщо так, то чим саме?
Складнощі подібні, але МСБ мобільніші. Вони швидше адаптуються до змін, часто обходяться без складних налаштувань, мають простіші бізнес-процеси, готові експериментувати та швидко запускати проєкти навіть без інтеграцій.
Які сектори бізнесу найбільш активно впроваджують HR-автоматизацію та чому?
Зазвичай це компанії з великою кількістю працівників, централізованими HR-процесами, розгалуженою мережею філій і високою кадровою плинністю.
Для нас найяскравіший приклад — ритейл. У цьому сегменті поєднуються всі ці фактори: тисячі співробітників, розподілені магазини, швидкі кадрові зміни. Це створює суттєве навантаження на HR-команди та робить автоматизацію критично важливою.
У світовій практиці лідерами впровадження HRM-рішень окрім ритейлу, є телеком, фінансовий сектор, IT та великі холдингові структури. Вони об'єднують масштабні штати, складні внутрішні регламенти й велику дистанцію між лінійним персоналом та HR-службою.
В умовах обмежених ресурсів HR-департаментів автоматизація дозволяє досягти високої ефективності та швидкої окупності інвестицій.
Наведіть приклад, коли автоматизація HR-процесу вирішила конкретний біль клієнта.
Таких прикладів багато. Ось кілька реальних результатів, які наші клієнти отримали завдяки впровадженню WhiteDoc:
- Кейс великого українського food-ритейлера:
- Компанія заощаджує 600 000 грн на рік завдяки відмові від друку лише частини кадрових документів (папір, витратні матеріали, принтери, архіви).
- Витрати часу стейкхолдерів процесу зменшились на 30%, що дозволило ефективніше перерозподілити ресурс.
- Рівень eNPS зріс на +1% завдяки покращенню досвіду роботи з корпоративними середовищами (прим.ред — eNPS — employee Net Promoter Score, або індекс лояльності співробітників).
- Кейс міжнародної компанії-виробника. Кадрове супроводження понад 4 000 співробітників у різних регіонах України та за кордоном без жодного паперового документа.
- Кейс українського страхового об’єднання. Понад 600 електронних заяв від фізичних осіб щомісяця. Узгодження комплектів документів у цифровому форматі стало у 2–3 рази швидшим: замість кількох днів або навіть тижнів усі процеси тепер займають лише кілька годин.
Катерина Лисенко, менеджерка проєктів цифрової трансформації HR-процесів ТОВ “Сільпо-Фуд” та Fozzy Group про автоматизацію HR-документообігу на конференції WHITEDOC SUMMIT «Від хаосу до системи: автоматизація, яка трансформує бізнес»
Серед інших “болей”, які вирішує автоматизація варто зазначити:
- Віддалена робота HR-відділу та керівників більше не створює бар’єрів: усі документи погоджуються, підписуються та зберігаються онлайн.
- Маршрутизація документів до відповідних осіб виключає ручне пересилання та помилки в погодженні.
- Інтерактивні шаблони мінімізують помилки в заповненні — всі ключові поля заповнюються автоматично.
- Пошук потрібного документа займає лічені хвилини, а не години: всі файли зберігаються в електронному архіві з розширеним фільтром.
- Відсутність потреби збирати оригінали з різних локацій — жодних витрат на кур’єрів та фізичне зберігання, мінімізація ризиків пов`язаних з війною.
У результаті компанії отримують не лише економію, а й керованість процесами, прозорість для всіх учасників та значне зниження навантаження на HR-команди.
Як компанії адаптуються до автоматизації та яку підтримку ви надаєте?
Найчастіше у проєктах автоматизації HR проблема виникає через нові інтерфейси, які треба освоїти. Щоб зменшити цей бар’єр, ми рекомендуємо інтегрувати рішення у вже знайомі співробітникам системи. Наприклад, для HR-команд це можуть бути ERP або HRM-системи, для офісних працівників — MS Teams, а для лінійного персоналу — зручний Telegram чи Viber-бот. Це значно спрощує старт та прискорює впровадження.
Якщо ж інтеграція неможлива, ми забезпечуємо повноцінну підтримку, яка включає навчання персоналу, зрозумілі інструкції та оперативну допомогу користувачам на всіх етапах.
«ERP – це трансформація мислення». Шлях до оновлення бізнес-процесів - редакція ERP Forum Blog поспілкувалася з Іриною Пемпусь, співзасновницею компанії One Service Consulting
Інтеграції, безпека та технології цифровізації HR
Які інтеграції з ERP, CRM або обліковими системами найчастіше запитують ваші клієнти?
Найчастіше до нас звертаються за API-інтеграціями, які забезпечують двосторонній обмін даними між ERP/CRM/HRM та WhiteDoc. Це одна з сильних сторін нашої платформи. Через те, що процес безшовний, немає потреби в ручному введенні даних, можна автоматизувати перевірку документів за заданими параметрами та маршрутизувати їх відповідно до налаштувань.
Інші типи інтеграцій включають, наприклад, синхронізацію довідників для швидшого створення документів або вивантаження підписаних документів для довготривалого зберігання у клієнтській IT-інфраструктурі.
Завдяки гнучким інтеграційним можливостям ми готові взаємодіяти з будь-якими клієнтськими системами та інфраструктурою. При цьому WhiteDoc активно розвиває власну екосистему та пропонує готові інтеграційні рішення для популярних ERP/CRM.
Наскільки важливим є для компаній інтегрувати HR-автоматизацію з існуючими системами обліку чи ERP?
Надзвичайно важливо, оскільки це дозволить мінімізувати кількість ручних операцій та помилок.
Наскільки актуальним стає використання інтеграцій із державними сервісами, наприклад, Дії?
WhiteDoc вже інтегрований із сервісами Дія.Підпис та Дія.Шеринг, що створює додаткові можливості для цифровізації HR-процесів та пришвидшує впровадження електронного документообігу.
Водночас важливо враховувати певні обмеження: не всі працівники користуються Дією або мають біометричні документи для створення підпису, не всі документи оцифровані, не всі потрібні документи доступні через Дія.Шеринг.
Як штучний інтелект змінює підходи до автоматизації HR? Які результати вже бачать компанії, що впровадили AI-інструменти?
Штучний інтелект — ключовий тренд для HR Tech, який вже змінює підходи до управління персоналом. AI активно застосовується на всіх етапах HR-процесів — від аналізу резюме й скринінгу кандидатів до онбордингу, навчання та підтримки співробітників.
Впровадження штучного інтелекту не лише підвищує продуктивність HR-команд, а й створює якісно новий користувацький досвід, більш персоналізований та зручний. Зокрема, AI-агенти ефективно обробляють типові запити співробітників, надають відповіді в реальному часі та спрощують доступ до внутрішніх сервісів та документів. Це надає HR-командам можливість працювати гнучко та масштабовано.
Чи зростає використання SaaS для HR та електронного документообігу і що цьому стимулює?
Так, SaaS-рішення стають все більш популярними. Основний драйвер — це “швидкі перемоги”. Також серед переваг проєктів на SaaS — швидкість запуску, прогнозованість витрат та незалежність від можливостей інфраструктури клієнта.
Як компанії, зокрема WhiteDoc, забезпечують безпеку даних при інтеграції HR-систем та використанні хмарних рішень?
Захист персональних даних — одна з ключових вимог до сучасних IT-рішень. Наприклад, WhiteDoc впроваджує багаторівневу модель безпеки, яка відповідає найкращим міжнародним практикам і стандартам. Наш підхід охоплює:
- щорічний аудит відповідності ISO 27001;
- дотримання GDPR та українського законодавства у сфері персональних даних;
- зберігання інформації в надійних дата-центрах з розподіленою інфраструктурою (рівня SOC 3). Ми використовуємо AWS;
- шифрування даних при передачі та зберіганні;
- надійні процедури щодо резервування даних (AWS S3, різні дата-центри);
- тунелювання/ізоляція середовища, захист від DDoS та балансування навантаження;
- постійний моніторинг;
- рольова модель доступу, MFA/SSO, вбудований фаєрвол та централізоване керування політиками безпеки тощо.
Все це забезпечує високу операційну стійкість, контроль і довіру до платформи навіть у складному ІТ-середовищі.
Які бар’єри найчастіше виникають у компаній під час переходу на нові HR-технології? Які рішення допомагають їх подолати?
До основних викликів при впровадженні HR-технологій належать опір змінам і брак цифрових навичок у команди. Водночас успішна трансформація неможлива без цілісної IT-стратегії. Найкращі результати дає системний підхід, тобто гармонійне оновлення процесів, технологій та розвиток людей як єдиного середовища.
Ми рекомендуємо ітераційний формат проєктів — поетапне впровадження з регулярним аналізом, адаптацією та поступовим масштабуванням рішень. Це забезпечує стабільність змін і високу залученість команди.
Які технології та тренди, на вашу думку, визначатимуть розвиток HR-автоматизації у найближчі 2–3 роки?
Це будуть рішення на базі AI, які поступово замінюватимуть традиційні інтерфейси взаємодії користувача та системи.