Український фонд соціальних інвестицій реалізує проєкти за підтримки міжнародних донорів, що потребує детального фінансового обліку та спеціалізованої звітності. У кейсі розповідаємо, чому організація обрала A5.ERP для переходу з 1С та які особливості своєї діяльності врахувала під час впровадження.
Про Український фонд соціальних інвестицій
Український фонд соціальних інвестицій (УФСІ) — державна неприбуткова організація, створена Урядом України у 2000 році. Фонд залучає кошти міжнародних донорів для модернізації соціальної та комунальної інфраструктури місцевих громад. Основні напрями діяльності охоплюють розвиток соціальних об'єктів, підвищення їхньої енергоефективності та підтримку громад у вирішенні місцевих проблем.
УФСІ реалізує проєкти за підтримки урядів європейських країн і Японії, Світового банку, міжнародних фондів та агентств, зокрема Міжнародного фонду “Відродження” і Програми розвитку ООН. Серед напрямів проєктної діяльності — покращення якості соціальних й комунальних послуг, розвиток соціальної інфраструктури та вдосконалення первинної медичної допомоги в сільській місцевості.
Масштаб облікових операцій УФСІ
Фонд веде облік за 28 банківськими рахунками. Щомісяця обсяг операцій становить:
- близько 360 банківських операцій;
- біля 25 договорів;
- близько 80 розрахунків із постачальниками;
- до 5 додаткових бухгалтерських проведень;
- до 30 операцій із товарно-матеріальними цінностями, основними засобами, необоротними та нематеріальними активами.
Окремий напрям роботи охоплює кадровий облік, управління персоналом і розрахунок заробітної плати для 20 працівників УФСІ.
Специфіка діяльності Фонду передбачає ведення бухгалтерського та управлінського обліку за проєктами й джерелами фінансування, підготовку звітності для міжнародних донорів і дотримання вимог українського законодавства.
Також рекомендуємо до прочитання Кейс впровадження А5.ERP для ГС «Фонд підтримки реформ в Україні». Сучасний облік для громадського сектору та проєктного управління
Перехід з 1С на A5.ERP для обліку та управління проєктами
До початку проєкту Фонд використовував програмне забезпечення 1С. Основною причиною переходу стала потреба відмовитися від цієї системи та впровадити безпечне й гнучке рішення для бухгалтерського та управлінського обліку.
Специфіка діяльності УФСІ потребує детального обліку використання коштів міжнародних донорів та контролю фінансових операцій за кожним проєктом. Тому нова система мала забезпечувати отримання фінансової інформації в різних аналітичних розрізах:
- за донорами та використанням їхніх коштів;
- за проєктами, що реалізуються в різних регіонах України;
- за договорами, укладеними в межах проєктів;
- за контрагентами, які виконують роботи за проєктами.
Окремою вимогою було формування спеціалізованої звітності з урахуванням особливостей діяльності Фонду та вимог міжнародних донорів.
Для виконання цих завдань в УФСІ впровадили інформаційно-аналітичну систему A5.ERP. Вона охоплює бухгалтерський та управлінський облік за проєктами й джерелами фінансування, роботу з договорами, банківськими операціями та розрахунками з постачальниками. Крім цього, система передбачає формування річної фінансової та податкової звітності відповідно до українського законодавства, а також звітності для міжнародних донорів.
Окремий функціональний напрям охоплює кадровий облік, управління персоналом і розрахунок заробітної плати працівників УФСІ.
Під час впровадження виконали міграцію даних із попередніх систем до єдиної бази. Перенесли інформацію бухгалтерського та управлінського обліку, дані за проєктами й джерелами фінансування, а також кадрову інформацію: штатний розпис, картотеки працівників, особисті дані, перелік кадрових наказів і відомості про заробітну плату за останній рік.
Корисно ознайомитися з дослідженням на тему Заборона 1С та BAS — що обрати замість російського ПЗ?
Чому УФСІ обрав A5.ERP?
Під час вибору програмного забезпечення команда УФСІ оцінювала можливості ведення різних видів обліку в єдиній системі, гнучкість налаштувань та відповідність специфіці роботи з міжнародними донорами.
Основними критеріями вибору A5.ERP стали:
- Ведення бухгалтерського, податкового, управлінського та кадрового обліку, включно з розрахунком заробітної плати, в єдиній системі.
- Формування облікових даних за проєктами та джерелами фінансування для контролю використання донорських коштів.
- Налаштування системи відповідно до внутрішніх процедур Фонду та особливостей проєктного й донорського обліку.
- Поступове розширення функціональності системи відповідно до потреб організації.
- Відповідність вимогам українського законодавства щодо бухгалтерського, податкового обліку та регламентованої звітності.
Важливим аргументом на користь A5.ERP стала можливість врахувати специфіку роботи УФСІ з міжнародними донорами. Система передбачає налаштування обліку за проєктами та джерелами фінансування, що необхідно для контролю витрат і підготовки звітності за вимогами донорів.
Дізнайтеся більше про Як захистити дані бізнесу: ефективні стратегії та практичні поради щодо кібербезпеки
Що реалізовано під час впровадження A5.ERP?
У межах проєкту в A5.ERP налаштували бухгалтерський, податковий та управлінський облік з урахуванням вказаної специфіки. Наразі система охоплює банківські операції, договори, розрахунки з постачальниками, облік товарно-матеріальних цінностей, необоротних активів і цільового фінансування, а також формування регламентованої фінансової та податкової звітності для неприбуткових організацій.
Бухгалтерський облік з аналітикою за проєктами
Для деталізації бухгалтерського обліку в A5.ERP створили окремий аналітичний розріз “Проєкти”. Господарські операції, доходи та витрати можна відносити до конкретних проєктів та аналізувати фінансові дані за кожним із них.
Облік також організували за об'єктами та джерелами цільового фінансування. Для цього виконали низку доопрацювань:
- Розширили довідник проєктів і програм, додавши поля для повної назви проєкту, даних про державну реєстрацію, партнера з розвитку, кошторисної вартості та інших характеристик.
- Додали можливість зазначати проєкти та об'єкти в первинних документах, пов'язаних із рухом коштів і розрахунками.
- Налаштували автоматичне перенесення аналітичних даних “Проєкт”, “Об'єкт” і “Підрозділ” з документів-підстав до пов'язаних документів, зокрема платіжних інструкцій і додаткових угод.
- Забезпечили формування бухгалтерських проведень із деталізацією за проєктами та об'єктами.
Зображення 1: Облік розрахунків із постачальниками з аналітикою за проєктами та об'єктами в A5.ERP
Облік цільового фінансування та звітність для донорів
Для операцій, що фінансуються за рахунок цільових коштів, доопрацювали облік придбання товарів, робіт, послуг та необоротних активів.
Також реалізували окремий вид операції “Авансовий звіт (витрати за рахунок цільового фінансування)” із вкладкою “Витрати по проєктах” та відповідними правилами формування бухгалтерських проведень.
Для звітування перед донорами розробили спеціалізовані звіти на основі даних реєстру “Цільове фінансування”. Звіти можна формувати українською та англійською мовами, у валюті обліку та валюті фінансування.
Зображення 2: Спеціалізований звіт про витрати SOE для звітності перед міжнародними донорами в A5.ERP
Кадровий облік і розрахунок заробітної плати
Кадровий і зарплатний облік адаптували до особливостей роботи УФСІ, зокрема до участі працівників у різних проєктах та використання міжнародного фінансування.
У системі реалізували:
- Зберігання англомовних найменувань посад, підрозділів і ПІБ працівників.
- Доопрацьовані форми кадрових наказів та формування електронних документів, зокрема для оформлення відряджень.
- Нарахування заробітної плати в гривневому еквіваленті на основі посадових окладів, визначених у валюті фінансування.
- Розподіл нарахованої заробітної плати між проєктами відповідно до залучення працівників до їх виконання.
- Передавання бухгалтерських проведень із нарахування заробітної плати зі збереженням аналітичних даних проєктного обліку.
Зображення 3: Облік відпусток працівників у кадровому модулі A5.ERP
Зображення 4: Табель обліку робочого часу працівників у A5.ERP
Автоматизація платіжних операцій
Для виплати заробітної плати реалізували автоматичне групове створення платіжних інструкцій на основі сформованих платіжних відомостей. Система підтримує налаштування призначення платежу для перерахування коштів на індивідуальні банківські рахунки працівників.
У платіжних відомостях також передбачили ручне коригування розподілу сум ПДФО між податковими органами, зокрема у випадках територіального переміщення працівників під час виконання проєктів. Додатково реалізували передавання платіжних інструкцій для подальшої оплати через банк.
Завдяки налаштованій проєктній аналітиці УФСІ має можливість відстежувати використання цільових коштів за окремими проєктами, об'єктами та джерелами фінансування, а також формувати звітність для міжнародних донорів на основі облікових даних системи.
Відгук УФСІ
“Для Українського фонду соціальних інвестицій перехід на A5.ERP став етапом оновлення внутрішніх управлінських і фінансових процесів. Ми шукали рішення, яке відповідало б потребам ефективного використання коштів міжнародної допомоги, забезпечувало ведення обліку в розрізі проєктів і джерел фінансування та водночас залишалося гнучким для подальших налаштувань.
A5.ERP — система, яку можна адаптувати до внутрішніх процесів, проєктної логіки та вимог звітності. Саме гнучкість, функціональність і можливості налаштування були серед основних причин нашого вибору A5.ERP.
Впровадження A5.ERP відкриває перспективи для подальшого вдосконалення та розвитку автоматизації процесів, пов’язаних із плануванням бюджетів за кожним проєктом і контролем їх виконання, що створить умови для підвищення якості послуг, запровадження та дотримання принципів доброчесності”.
Пишіть тут...