«Стар-Буд» є одним із найбільших гравців у дистрибуції будівельно-оздоблювальних матеріалів в Україні, маючи дилерську мережу близько 5 000 партнерів. Компанія ухвалила рішення оновити свої бізнес-системи та перейти від розрізнених рішень на сучасну ERP-платформу Microsoft Dynamics 365 Business Central. Ціль проєкту полягала у консолідації процесів, оптимізації обліку та створенні єдиного управлінського простору для всієї команди.
Про компанію-замовника:
«Стар-Буд» – дистрибутор будівельно-оздоблювальних матеріалів у 23 областях України. Двері, підлога та стінові покриття у широкому асортименті представлені також у власній роздрібній мережі магазинів Star Design. Це надійний партнер із постачання оздоблювальних матеріалів як для B2B співпраці, так і для задоволення потреб споживачів на B2C ринку. Компанія має офіси у Львові та Києві.
Про компанію-імплементатора:
Сlarity Ukraine — це спеціалізована ІТ-консалтингова компанія, що фокусується на впровадженні ERP-системи Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV). Компанія сприяє зростанню та масштабуванню своїх замовників, шляхом автоматизації їхніх бізнес-процесів у сучасній ERP- системі та середовищі додатків Microsoft 365 та Power Platform.
Мета, завдання та контекст ERP-проєкту
У 2023 році менеджмент компанії «Стар-Буд» підійшов до впровадження сучасної ERP-системи, оскільки така потреба була зумовлена низкою факторів:
- Функціональні проблеми з конфігурацією існуючої облікової системи 1С, доналаштування якої вимагало значних зусиль.
- Повномасштабне вторгнення росії в Україну вплинуло на моральну сторону користуванням програмним забезпеченням російського походження.
- Компанія мала амбітні цілі розвитку, зокрема роздрібної мережі, і потребувала сучасного цифрового інструменту. Отже було прийняте рішення замінити тандем 1С та Бітрікс24 на сучасні міжнародні системи управління.
Рішення відмовитися від 1С на користь Microsoft Dynamics 365 Business Central було продиктоване можливістю отримати від Microsoft повноцінне цифрове середовище – єдину екосистему з наскрізною інтеграцією, централізованими даними та зручними інструментами для спільної роботи.
Крім того, «Стар-Буд» вже мав практичний досвід використання Power BI для звітності. Важливим фактором стала й пропозиція спеціальної ціни від Microsoft на ліцензії для українських бізнесів у період 2022-2023.
Отже, у «Стар-Буд» була глобальна мета – перейти від розрізнених систем у вигляді 1С, Бітрікс24, Telegram, Google Docs на застосунки від Microsoft: Dynamics 365 Business Central, Dynamics 365 Sales, Teams та пакет інших офісних додатків Microsoft 365.
Компанію Clarity Ukraine обрали за рекомендацією партнерів, враховуючи її вузьку спеціалізацію на впровадженні Microsoft Dynamics 365 Business Central та багаторічний практичний досвід у реалізації відповідних проєктів.
Перед стартом проєкту було організовано зустріч із представниками агрохолдингу Kernel – одного з найбільших клієнтів Clarity Ukraine, які надали зворотний зв’язок щодо компетенцій партнера та поділилися практичними рекомендаціями стосовно майбутнього впровадження. Це суттєво посилило довіру до досвіду й репутації консалтингової команди, здатної доводити ERP-проєкти до успішного завершення.
Обсяг впровадження: від ланцюга постачання до фінансів
Було прийнято рішення впроваджувати Business Central у рамках одного етапу, забезпечивши запуск нової ERP-системи “однією хвилею” без поділу на підпроєкти.
Основним процесом у дистрибюторському бізнесі «Стар-Буд» є управління ланцюгом постачання. Відповідно, до проєкту включили всі процеси цього ланцюга, зокрема закупівлі, відстеження товару в розрізі партій, контроль запасів та резервування, комплектація, ціноутворення, облік собівартості, логістика. Також до обсягу проєкту увійшла вся необхідна частина управління фінансами, а саме бухгалтерський та управлінський облік, розрахунки з контрагентами, грошові кошти, основні засоби, тощо.
Як ERP підлаштували під особливості компанії? Специфіка проєкту та кастомізації
Як і кожна компанія, «Стар-Буд» має специфіку у бізнес-процесах та обліковій політиці, які були виявлені на етапі аналізу вимог. Стратегія компанії полягала у тому, щоб максимально врахувати всі потреби, озвучені ключовими співробітниками. Таким чином, в об’єм проєкту були додані роботи з виконання кастомізацій.
Однією з таких адаптацій стало впровадження функціоналу швидкого пошуку товарних позицій для координаторів (менеджерів із продажу) під час оформлення замовлень. Оскільки «Стар-Буд» працює з великим асортиментом продукції – понад 10 тисяч активних позицій – оптимізація підбору товару з довідників стала критично важливою для ефективності продажів.
Ще однією модифікацією стало відображення специфіки продажу дверей, які реалізуються як комплект із кількох позицій (двері, лиштва, замок, ручка, петлі, коробка тощо). Наприклад, врізка замку чи петель може бути лівою або правою, що формує унікальний кінцевий товар, який не можна повернути як комплект та повторно продати окремими частинами. Для цього було створено процес комплектації з з певними модифікаціями для відстеження використання аксесуарів на дверях.
Також цікавою задачею став облік товарів, що продаються метражем із рулонів, наприклад, лінолеуму. Рішення дозволило враховувати відрізи як окремі запаси, придатні до продажу, тоді як раніше без цього функціоналу з відрізів формувалися неоптимізовані залишки на десятки й сотні тисяч гривень.
Для динамічного управління залишками були розроблені алгоритми, які забезпечують контроль процесу резервування та його коригування, що стало однією з конкурентних переваг «Стар-Буд». Десятки координаторів компанії можуть швидко орієнтуватися в залишках та резервах, й оперативно реагувати на запити замовників.
Модифікації торкнулися й бізнес-процесу логістики. В системі був розроблений функціонал оптимального планування доставки товарів до клієнтів у різні бізнес-регіони з відповідним пакетом супроводжувальної документації.
Команда, ролі та реалізація ERP-проєкту
Внутрішня команда «Стар-Буд» складалася з бізнес-замовників – досвідчених співробітників або керівників напрямків, які надавали повну інформацію про вимоги та процеси, тоді як власної ERP-команди в компанії не було. Керівником проєкту від сторони Замовника виступив фінансовий директор Ігор Фостяк.
Зі сторони Clarity над проєктом працювала команда архітекторів та консультантів, а на етапі кастомізацій долучалися ще й розробники.
З боку «Стар-Буд» у проєкті брали участь близько 10 ключових користувачів. Основна команда Clarity Ukraine налічувала 7 експертів, а під час пікових етапів впровадження чисельність зростала до 20 осіб. Керівником проєкту від Clarity стала CEO компанії Таїсія Бондар.
Окрім впровадження стандартної функціональності Business Central та кастомізацій, були використані додатки, створені Clarity:
- Бухгалтерський облік та облік ПДВ для України,
- Інтеграція з банками,
- Касовий облік,
- Розширене казначейство.
Загалом від старту до запуску системи проєкт тривав 1 рік та 3 місяці.
“Вважаю, що подібні проєкти довести до успішного запуску – надскладна задача. Для нашої команди це був виклик, як з організаційної, так і з фінансової точки зору. Вже зараз я розумію, що можливо було побудувати підхід до проєкту більш ефективно, зокрема більш прагматично підходити до доробок.
Вдячний команді Clarity Ukraine. Вони на всьому шляху проєкту показали себе як справжній партнер: занурювалися в нашу специфіку, коректно вели діалог зі всіма членами нашої команди, підтримували нас на найбільш складних етапах, йшли на зустріч в питаннях фінансування".
Виклики та підходи до їх подолання
Одним із технічних викликів стало забезпечення продуктивності системи. Так як запуск припав на високий сезон, коли компанія обробляла кілька сотень замовлень на день, і при такому навантаженні спостерігалися уповільнення на окремих етапах роботи.
Для моніторингу роботи системи та телеметрії були використані штатні інструменти Microsoft Dynamics 365 Business Central, а до питання продуктивності долучився й вендор – Microsoft. В результаті вдалося оптимізувати код і досягти помітного покращення швидкодії системи.
Інший виклик – адміністративний ризик недостатнього залучення користувачів до ретельного тестування своїх процесів у новій системі, що для деяких спричинило труднощі після запуску.
Вирішенням стало відрядження команди консультантів Clarity Ukraine до офісів «Стар-Буд» у Львові та Києві, де вони надавали підтримку команді замовника у вивченні системи та виправленні помилок у роботі.
Результати впровадження ERP у «Стар-Буд»
Важливим досягненням для «Стар-Буд» стало впровадження єдиного управлінського простору, який об’єднує роботу всіх співробітників. Менеджери з продажу працюють з повним асортиментом товарів незалежно від їхньої юридичної належності та узгоджують будь-які зручні для замовника способи оплати. Тому важливим чинником стало створення синхронізації між усіма довідниками системи, що використовуються в межах групи компаній. Така архітектура, де відбуваються всі операції, забезпечує консолідовану інформацію про діяльність компанії та дозволяє будувати ефективні робочі ланцюжки для персоналу.
Паралельно із впровадженням ERP-системи, у «хмару» Microsoft було повністю переведено інфраструктуру «Стар-Буд». Співробітники компанії почали користуватися додатками Microsoft 365, зокрема корпоративна комунікація перейшла в Teams.
Компанія повністю позбулася бізнес-софту російського походження, та повноцінно використовує систему Business Central для обліку, звітності та аналітики.
В подальших планах «Стар-Буд» є впровадження СRM-додатків від Microsoft, зокрема Dynamics 365 Sales та Dynamics 365 Marketing для підсилення мультиканальної роботи з замовниками. Також у «Стар-Буд» планують інтегрувати рішення для е-commerce паралельно із запуском власного вебмагазину.