У світі бізнес-процесів – планування та бронювання зустрічей займає важливе місце та потребує постійного вдосконалення для покращення клієнтського досвіду. Саме цим і зайнялися в Odoo, удосконаливши модуль Зустрічі в версії Odoo 18, надавши нові можливості, які роблять його ще більше функціональним та зручним інструментом.
Розгляньмо, які нові функції модуля “Зустрічі” зроблять вашу роботу із зустрічами ефективнішою та зручнішою.
1. Удосконалена форма
- Шаблони. У оновленій версії модуля “Зустрічі” ви можете обрати один із запропонованих шаблонів в залежності від типу типів зустрічей чи бронювань, що значно скорочує час витрачений на створення та налаштування, що спрощує ці процеси.
У перелік готових шаблонів входять: - Особисті зустрічі;
- Відео-зустрічі чи конференції;
- Бронювання столиківчи окремих місць;
- Бронювання ресурсів (наприклад тенісний корт чи бронювання сауни);
- Платні консультації;
- Чаттер. Тепер форма “зустрічей” оснащена чаттером,, що дозволяє краще координувати комунікацію між працівниками котрі працюють із модулем;
2. Виявлення дублювань
Система автоматично попереджає клієнтів, якщо вони намагаються забронювати ту саму зустріч повторно та надає змогу скасувати попередню, або створити нову зустріч. Це значно покращує управління бронюваннями та зменшує кількість “задубльованих” бронювань.
3. Автоматичні електронні підтвердження
Після кожного бронювання клієнт автоматично отримує електронний лист із підтвердженням та можливостями для додаткових дій клієнтом, таких як скасування, зміни запланованого часу/дати, що додає професійності вашій компанії.
4. Опція "Спільний доступ до доступності"
Нова функція дозволяє легко поділитися посиланням із доступними часовими слотами з модуля "Зустрічі" або "Календар", що значно спрощує процес бронювання для ваших клієнтів та партнерів. Водночас вона прискорює створення таких подій для адміністратора чи користувача модуля.
Для цього достатньо:
- Зайти в розділ “Запланувати” в модулі “Зустрічі”, або в модуль “Календар”;
- Натиснути "Поділитися доступними слотами";
- Обрати зручний час для планування зустрічі — і посилання готове та автоматично створюється нова подія;
- Надіслати посилання клієнту для швидкого узгодження часу зустрічі;
5. Управління статусами бронювань
У оновленій версії модуля “Зустрічі” в Odoo 18 з’явилися два додаткові інструменти для роботи із статусами бронювань чи запланованих зустрічей:
- Ручне підтвердження. "Тепер під час налаштування ви можете обрати опцію "Ручне підтвердження", яка дозволяє особисто затверджувати бронювання та контролювати завантаження. Такі бронювання надходять у модуль зі статусом "Запит" і лише після підтвердження адміністратором або користувачем модулю – статус змінюється на "Зарезервовано”;
- Статуси зустрічей. Ви можете призначати/змінювати статуси зустрічам (наприклад, запит, зарезервовано, скасовано), що покращує контроль над процесами.
6. Планування та вигляд
- Gantt view. Додатковим функціоналом модуля “Зустрічі”, яким команда Odoo доповнила нову версію Odoo 18, став зручний тип перегляду Gantt. Цей перегляд дозволяє користувачам зручно планувати та керувати зустрічами, відображаючи їх у вигляді графіка, що забезпечує наочність та ефективне використання часу. Завдяки інтеграції з модулем “Календар”, користувачі можуть легко синхронізувати свої зустрічі з іншими запланованими подіями та завданнями;
- Конфлікт зустрічей. При спробі запланувати додаткову зустріч Odoo попереджає, що працівник уже має заплановану зустріч чи подію на цей період часу. Це дозволяє уникнути накладення зустрічей та сприяє більш ефективному плануванню часу, забезпечуючи кращу організацію робочого графіка та зменшуючи ймовірність помилок при плануванні.
Висновки
Основний акцент у модулі "Зустрічі" в Odoo 18 було зроблено на оптимізації управління часом співробітників та покращенні взаємодії з клієнтами, що дозволяє:
- Забезпечити ефективне управління графіком співробітників, мінімізувати дублювання зустрічей та надавати клієнтам більшу гнучкість у процесі бронювання.
- Підвищити якість обслуговування клієнтів завдяки автоматичним підтвердженням, налаштуванню доступності та нагадуванням, що зменшує ризик помилок і покращує взаємодію з клієнтами.
- Надати інструменти для аналізу завантаженості співробітників, моніторингу кількості бронювань та оптимізації використання ресурсів, що допомагає підвищити ефективність бізнес-процесів.
Модуль «Зустрічі» в Odoo 18 значно спрощує управління плануванням, знижує адміністративне навантаження на менеджерів та забезпечує кращу організацію робочого часу як для співробітників, так і для клієнтів, забезпечуючи високий рівень сервісу та зручність у використанні.
Автор: Ярослав Гусяр, Customer Service Analyst, Self-ERP
